El gran volumen de datos con que opera la empresa de transporte llevó a una situación crítica en el procesamiento. Para encontrar la solución se eligió a MicroStrategy, que redujo veinte veces los tiempos de tratamiento de la información.

   A medida que pasa el tiempo el requerimiento de análisis de información en la compañía de transporte Metrovías, fue aumentando exponencialmente. Se había llegado a un límite de procesamiento con la  herramienta de reporting que se disponía, y los tiempos de respuesta de las consultas no resultaban aceptables para el ritmo que imponía el negocio.

   Alejandro Boniscontro, jefe del departamento de Business Intelligence Outsourcing Metrovías recuerda que el procesamiento era tan intenso que el día no les alcanzaba para terminar de procesar los datos, y debían continuar trabajando de noche. Aún así, no había forma de terminar los informes que debían estar disponibles a la mañana del día siguiente. “Nos encontramos siempre programando para cumplir con los requerimientos de los usuarios. Pero nos transformábamos cada vez más en un cuello de botella dentro del proceso de toma de decisiones”, destaca Boniscontro.

   La herramienta que tenía había llegado a su límite y los tiempos de respuesta eran muy altos. “Esto implicaba que los servidores estuvieran siempre a 100% y muchos requerimientos debían complementarse con estrategias ad-hoc, como la generación parcial de archivos de texto que permitieran equilibrar la carga y mejorar los tiempos de respuesta”, detalla el jefe de departamento de BI. Fue entonces que Metrovías decidió implementar un proyecto para migrar su herramienta de reporting hacia una plataforma de business intelligence que se adecuara a sus necesidades. La firma de transporte confía toda su área de sistemas a Prominente, integradora de IT, y fue esta empresa quien eligió la solución de MicroStrategy LATAM South.

   “Evaluamos varias herramientas de otras empresas antes de decidirnos. Entre ellas las business Objects, las de Hyperion y las de Cognos. Pero como dentro de nuestro equipo ya había especialistas en MicroStrategy sabíamos que esa compañía tenía justo la solución que necesitábamos”, explica Carlos Cabrera, gerente de Outsourcing Metrovías.

   “Además elegimos esta solución porque resolvió una problemática que la herramienta que utilizábamos no pudo resolver”, sostiene Boniscontro y agrega: “Antes de seleccionarlos realizamos pruebas. Los resultados fueron contundentes. Lo que nos llevaba 20 minutos, lo tuvimos en 60 segundos con MicroStrategy’.

   El proyecto se enfocó en los cambios del modelo de datos y en la reconstrucción de los informes existentes. Luego de eso incorporaron nuevos análisis de informes que antes de esta implementación era imposible realizar en tiempo  forma.

   “Ellos tenían mucha información, y por ello necesitaban una herramienta que les permitiera escalar en volumen de datos y en cantidad de usuarios. Al comienzo sólo la manejaban pocas personas pero a medida que pasaba el tiempo y que se iba incorporando información más detallada y más antigua la cantidad de usuarios se fue incrementando. Era obvio que la solución debía ser escalable”, cuenta María José Yanno, gerente de ventas de MicroStrategy.

  Actualmente la base de datos de Metrovías se actualiza diariamente con detalles de hasta 15 minutos y se procesan volúmenes de información que superan el millón de registros. Cuentan con datos históricos desde 1994, con diferentes niveles de detalle, lo que representa un total de 230 GB de almacenamiento.

Aplicaciones

Los modelos implementados permiten a la empresa monitorear la utilización de las tarjetas de viaje (subtePass) y obtener información muy valiosa para la programación de los trenes, como flujo de usuarios por estaciones y por día.

   Asimismo es posible realizar un análisis sobre la demanda asegurándose que la cantidad de trenes disponibles sea acorde a la cantidad de pasajeros estimados.

   Otras áreas también comenzaron a utilizar esta información como por ejemplo, la de finanzas que utiliza los reportes provenientes del departamento de BI, como confirmación de sus cierres contables.

   Asimismo se determinó como eje central de la implementación, la utilización de MicroStrategy Web para que, vía Internet, puedan acceder a la información analista, gerentes y directores.

   Establecer el costo total de esta implementación es difícil porque intervienen varios factores y, por otro lado, todavía se sigue invirtiendo en esta herramienta para que pueda utilizarse en varios sectores de la compañía. Desde Metrovías comentaron que sólo en licencias gastaron alrededor de U$S70.000. Al tiempo que Cabrera se apresura a aclarar: “además deben considerarse otros montos muy importantes que desembolsó Metrovías en infraestructura. Se compraron servidores, y hay cuatro personas especialmente dedicadas al área de BI. También debe tenerse en cuenta los gastos en consultoría y capacitación, entre otros recursos que fueron necesarios y que incrementan ese monto”.

   Desde MicroStrategy revelaron que en consultoría facturaron alrededor de $20.000 sólo en la primera etapa del proyecto y en capacitar a los empleados de la empresa de transporte, aproximadamente $10.000.

Paso a Paso:

   El proyecto comenzó a ejecutarse en 2003, en etapas. La primera se enfocó en sistematizar la extracción de información, que antes se hacía manualmente. En segunda instancia se definieron los tableros de control, para que el supervisor pueda, por ejemplo, evaluar la operatoria según los índices que se muestran allí.

   Luego pasaron a la tercera etapa, que comenzó entre fines de 2004 y principios de 2005. En esta fase se creo una nueva gerencia: Sistema de gestión integral. Con ella se busca alinear los objetivos estratégicos principalmente de costos y servicios, mediante un tablero de comando integral (TCI), que reúne los indicadores de resultado económicos, calidad de servicio y performance operativo. “Este proyecto es muy importante para nosotros y estamos trabajando mucho en él”, destaca Cabrera.

   En relación con los planes futuros Boniscontro concluye: “No hemos terminado con esta implementación. Todavía hay sectores de la empresa sin revelar y donde hay mucho por hacer como es el caso del área de compras, mantenimiento y recursos humanos, entre otros”.