Los sistemas de IT evolucionan a pasos agigantados y a un ritmo acelerado tanto en las ofertas de soluciones como en la diversidad de temas que cubren. El hardware es cada vez más potente y las comunicaciones avanzan achicando las distancias y optimizando los procesos. Entonces, ¿por qué el rol de Administración y Finanzas sigue siendo el mismo?

 Hoy las empresas se han dado cuenta de que la acumulación de información se vuelve un lastre inútil si no se analiza. Es decir, si no se busca la forma de aplicarla en las estrategias del negocio. Las compañías empiezan a preguntarse por qué continuar destinando la mayor cantidad de tiempo al armado y consolidación de datos y tan poco tiempo al análisis de la información para mejorar la toma de decisiones en las compañías.

   “Es muy cómodo y seguro llegar a la registradora y pasar las compras por la lectora del código de barras, pero cuánto mas productivo es poder sumergirse en el océano de información que eso genera y poder descifrarlo para así ayudar al diseño de un negocio. Un volumen de información dado necesita un sistema de manipulación controlado y veloz, algo que es muy difícil de lograr a menos que se recurra a las tecnologías de información. Es probable que esa tecnología sea una plataforma de Business Intelligence (BI)”, explica Diego Keller, Business Development Manager de MicroStratey LATAM South.

   El BI consiste en transformar los datos de las empresas en información útil para tomar decisiones de negocios. Es la respuesta que la tecnología ofrece para apoyar a los decidores de las organizaciones en la generación y obtención de información relevante, en el momento apropiado y en el lugar correcto. Esto permite evaluar indicadores de negocio, permitiendo tomar decisiones de una manera más profesional y justificable.

   “El BI se ha convertido en la principal Tecnología de Información que brinda comunicación en todos los niveles de las organizaciones y apoya la toma de decisiones, utilizando toda la información disponible dentro y fuera de la empresa”, dice Keller.

   En toda organización, el personal de Administración y Finanzas opera diariamente con varios sistemas transaccionales u operaciones como por ejemplo sistemas de facturación, de liquidación de sueldos, de administración de compras, administración de fondos, registración contable, estado de cuentas bancarias, inventario de bienes de uso. “El análisis de información desde estos sistemas es altamente complejo ya que típicamente no se encuentran integrados; la información no necesariamente es consistente entre los sistemas como para hacer análisis comparativos, no tienen un volumen de información histórica importante como para visualizar tendencias y se encuentran más orientados al alta, baja y modificación de los datos que al análisis de la información, además ofrecen una visión o perspectiva aislada con pocas posibilidades de obtener una visión global que cruce información con producción, RRHH o atención de clientes, entre otras áreas”, sostiene el especialista.

   En este escenario, el BI es la tecnología para el análisis de la gestión que complementa a los sistemas de gestión operacionales y que ya se considera tan indispensable como esos últimos.

   Así, el rol del personal de administración y Finanzas evoluciona hacia el análisis de información para ayudar a la compañía en el cumplimiento de sus objetivos estratégicos tomando decisiones basadas en información que permita optimizar cuentas a cobrar, monitorear la morosidad e incobrabilidad, minimizar costos operativos, proyectar facturación y gastos certeramente basados en los presupuestos y tendencias históricos,  para de esta forma liderar la salud financiera de la empresa con una visión global e integradora.

   En definitiva, el rol desde Administración y finanzas será mucho más estratégico y deberá estar apoyado por un cambio cultural donde se maximice el tiempo de análisis por sobre la construcción de reportes y se distribuya la información para fortalecer la toma de decisiones de forma descentralizada pero siempre guiada por una estrategia común. “Los sistemas y la infraestructura ya están preparados, aguardando por analistas de finanzas capacitados y dispuestos a empezar a manejar información económica y financiera para la toma de decisiones estratégicas en lugar de simples y aislados datos contables lejanos de la estrategia de la compañía”, apunta Keller.