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NOMBRE Sinteplast

AÑO DE FUNDACIÓN 1958

MERCADO Reúne el 20% del mercado nacional de pinturas y el 18% en el segmento de pintura  en polvo, con una producción de 20 millones de litros anuales en 2004. Para fines de este año,

prevé superar los 22 millones de litros.

EDIFICIOS Sus oficinas principales se ubican en Lomas del Mirador, provincia de Buenos Aires.

También posee una planta en la provincia de San Luis y otra en Virrey del Pino, kilómetro 40 de

la ruta bonaerense N° 3. Planea mudar su sede central a la localidad bonaerense de Spegazzini,

cerca de Ezeiza.

Al momento de fundar la fábrica de pinturas Sinteplast, allá por 1958, a Raúl  Rodríguez seguramente le hubiese costado concebir las decisiones que la empresa tomaría en estos últimos años. Bajo la dirección de sus hijos, la pyme experimentó no sólo un cambio generacional, sino también un profundo salto cultural en su gestión: debía dejar atrás su etapa de empresa familiar, para convertirse en una compañía profesional.

El constante crecimiento del negocio derivó en un importante rediseño de su estrategia comercial. Un plan de expansión a todo el país y hacia el Mercosur, junto a un reimpulso de los productos y a la ampliación de la estructura de ventas, no podían desarrollarse plenamente sin una apuesta tecnológica que acompañara el proceso. Sinteplast no tardó en toparse con el primer escollo: el volumen del negocio crecía, al tiempo que arrastraba serias demoras en

la confección de informes, ya que el departamento de Ventas sólo podía realizar consultas y reportes aislados. El personal comercial tardaba alrededor de 15 días en preparar la información, extrayendo números de la base de datos que,

luego, pasaba a Excel. Esta tarea restaba tiempo para el análisis, la  preocupación central del área.

SINTEPLAST

En el marco de esta situación, Sinteplast decidió activar un proceso de  reingeniería que incluía la parte de informática, y tomó impulso con la adquisición de un software de gestión y administración (ERP) nacional, que fue secundado por la incorporación de una base de datos relacionales y de

un servidor marca Sun. Gracias a este paso, la empresa generó una base de datos de buena calidad y fácil extracción, pero todavía faltaba una solución que permitiera la confección y presentación de indicadores e informes en tiempo

real. Mientras tanto, el volumen de datos de la empresa trepaba hasta los actuales 5 Gigabytes. “Nos preguntamos cómo solucionar qué parte del personal miraba la información por un lado, y qué parte lo hacía por el otro. Decidimos explorar las distintas herramientas y alternativas disponibles en el mercado para ordenar la base”, señala Cristina López Mazzuchi, responsable del área de Sistemas en Sinteplast. En el sondeo, ya se ajustaban a una herramienta que permitiera a la empresa disponer de la información alojada en su base de datos en forma adecuada, rápida y desde cualquier lugar, para poder concentrarse en el centro de su negocio: la venta de pinturas.

 UNA ELECCIÓN AMIGABLE

Luego de analizar alternativas tecnológicas durante tres meses, Sinteplast se topó con Soluciones, socio premium de la firma MicroStrategy en la Argentina, que puso sobre la mesa una plataforma de Business Intelligence (BI) como posible respuesta. La fábrica de pinturas se propuso armar un datawarehouse

(es decir, un sistema de almacenamiento de datos que permite reunir y compartir la información generada desde distintas áreas de una empresa), y la propuesta de Soluciones parecía ajustarse a sus objetivos. La herramienta de BI se basa, a grandes rasgos, en agregar “inteligencia” a una base de datos, lo que permite centralizar la información, confeccionar informes automáticamente y optimizar la toma de decisiones, además de contar con los indicadores en la empresa y en Internet. “Nos encontramos con una base de datos con información unificada, concentrada, que se estaba enriqueciendo muchísimo, pero no teníamos una descarga unificada. Contábamos con reportes diversos, sacados por distintos programas separados, que muchas veces hasta dejaban dudas sobre su consistencia”, relata López Mazzuchi.

Al momento de decidir, Sinteplast identificó características muy puntuales en la plataforma de Soluciones, que, finalmente, inclinaron la balanza a favor del proveedor: la herramienta debía ser flexible, muy potente, amigable y fácil de bucear. “A lo mejor –recuerda López Mazzuchi–, otras alternativas también

cubrían nuestras necesidades, pero cuando conocí la de Soluciones, decidí profundizar bastante en ella. Hasta hice una pequeña capacitación antes de tomar la decisión de compra”.

Sinteplast evaluó el respaldo que ofrecía Soluciones. “Tiene que ser una empresa que invierta en tecnología, en innovación, para asegurarnos de que el día de mañana sigamos estando actualizados tecnológicamente”.

 PUERTA POR PUERTA

Cerrado el trato con Soluciones, la primera etapa del proyecto consistió en diseñar un modelo de la plataforma para el departamento de Ventas. Junto a Sinteplast, el proveedor hizo un relevamiento entre los usuarios con el fin de conocer el tipo de trabajo en cada área y personalizar los informes. El desarrollo se extendió durante tres meses, incluida la capacitación de los usuarios, y se enfocó en automatizar la confección de informes destinados al análisis de oportunidades de ventas. “Hubo algunas dificultades, pero no fueron significativas, porque nosotros habíamos trabajado  mucho en lo que queríamos. En esos tres meses, se fue implementando lo que habíamos definido previamente –remarca López Mazzuchi. Aun así surgieron algunos inconvenientes–: No siempre está todo definido de manera tal que no haya una revisión posterior. Debe haber un marco ideal, pero no es el que se da en la práctica”.

Para la segunda etapa, los esfuerzos viraron hacia el departamento de Créditos y Cobranzas. En esa área, la toma de decisiones se dilataba demasiado debido a que el personal tenía prácticamente monopolizado su tiempo en la elaboración de los informes. Capitalizando el aprendizaje con el modelo para ventas, Soluciones y Sinteplast retocaron la plataforma en función de las necesidades en Créditos y Cobranzas, con la meta de que las personas en ese departamento pudieran abocarse a su tarea original: el análisis de esos informes.

La tercera etapa, que se está desarrollando actualmente, recayó una vez más sobre el departamento de Ventas, luego de que la expansión de la estructura comercial demandase una reestructuración del modelo. “El crecimiento en  Sinteplast, más el cambio de estrategia, se ven reflejados también en el tipo de información que debemos manejar”, explica López Mazzuchi. Sinteplast tiene pendiente extender la plataforma a las áreas de Recursos Humanos,  Producción, Atención al Cliente y Finanzas.

 

A MEDIDA

Cuando Sinteplast empezó a evaluar las opciones tecnológicas disponibles para su datawarehouse, en la empresa merodeaban las dudas acerca de si este tipo de soluciones le quedaba “grande”. “Parecía que estas herramientas eran para firmas de otra envergadura, multinacionales, compañías que tuvieran otra estructura organizacional –señala López Mazzuchi–. Es importante tener en cuenta que son soluciones perfectamente viables para pymes; es más, pienso que este tipo de herramientas provoca un impacto mayor y da resultados más visibles en empresas medianas, que parten de un manejo tradicional de la información –agrega–. Aunque debe ser una empresa que considere a la tecnología y a la información como una inversión a futuro y no, como un gasto”.

 SIN TRAUMAS

El personal dedicado a analizar la información no estaba acostumbrado a  soluciones como una plataforma de BI; lo usual era un informe sobre papel o alguna presentación precaria en la computadora. Ante esa realidad, Sinteplast y Soluciones dedicaron tiempo a la capacitación de los usuarios, con el objetivo de que se pudiera adoptar la tecnología sin traumas que afectaran el día a día de la empresa. “En otro momento, pensar en una herramienta como ésta era  inconcebible.

El hecho de la gente pudiera involucrarse con otro tipo de herramienta fue todo un desafío. Mirando en perspectiva, uno se da cuenta de cuánto temor había y de cómo la tecnología se fue incorporando en la empresa”, repasa López Mazzuchi. La implementación de la plataforma trajo para Sinteplast la posibilidad de acceder a la información de la base de datos con sólo ingresar en un navegador de Internet. Cualquier persona de la empresa que tenga habilitado el acceso ya no necesita estar en la oficina para ver los indicadores: “Puede encontrarse en Europa, por ejemplo, y chequear cómo van las ventas al día de hoy. Eso tiene un valor enorme”.

por FERNANDO AMDAN

“La mayoría de los clientes no sabe lo que quiere”

Adrián Scarillo, Project Manager de BI y CRM en Soluciones

¿Cuáles fueron las dificultades durante la implementación de la plataforma?

No hubo mayores problemas que hicieran dilatar el proyecto. Hay que tener en cuenta que, en el caso de Sinteplast, siempre tuvieron muy claro qué necesitaban. A veces, hay clientes que no saben bien qué precisan, ni cuál es el alcance del proyecto, o que tienen dificultades para entender qué es un datawarehouse. Hay una parte del proyecto que es crítica: la implementación de la descarga de datos. En el caso de Sinteplast, también fue sencillo, gracias a que ellos tenían una única fuente de datos y, a la vez, gente que conocía bien el nuevo hardware y sabía cómo estaban armadas las cosas para facilitar la descarga de información. Si no es así, esto puede robar más del 70% del tiempo del proyecto, lo cual lo vuelve más costoso, complejo y largo.

¿Cómo hace este tipo de plataforma para acompañar el crecimiento de una empresa?

Una nueva estructura organizacional tiene que reflejarse en el modelo de la plataforma. Ahora Sinteplast tiene centros de distribución, que antes no tenía. Hay zonas de ventas que se están reconfigurando, y son distintas de cuando hicimos el primer proyecto. Todo eso hay que rediseñarlo, para adecuarlo a las necesidades actuales.

¿Hay clientes más “difíciles” que otros a la hora de trabajar en conjunto?

Comparado con otros clientes, la experiencia con Sinteplast fue muy buena en cuanto al compromiso con el proyecto, la relación con los usuarios en la empresa, y la disponibilidad de los equipos y las fuentes de datos. También hay que destacar que los usuarios se adaptaron a la herramienta con sólo un mes de capacitación.

 Software

Nombre completo de la solución:

Plataforma de Business Intelligence (BI) MicroStrategy Architect, Desktop Designer, Intelligence Server EE,Web Professional, Analyst y Reporter.

Beneficios principales: Centralización de la información y disponibilidad en la Web, minimización del tiempo de confección de reportes, estandarización de los indicadores.

☛ Precio actual: Sinteplast y Soluciones no suministraron cifras, pero según datos de mercado, un proyecto de este tipo parte de los U$S 10 mil para licencias, más otros U$S 10 mil por consultoría. Los costos pueden elevarse si se requieren más horas hombre.

☛ Hardware requerido: Un servidor de datawarehouse marca Sun Enterprise 250

y un switch Informix, de IBM. Previamente, contaban con un ERP (software de gestión y administración) nacional.

La solución tecnológica

  “Lo nuestro excedió lo tecnológico, para pasar a ser una decisión de negocios, de apoyar el plan comercial”.

CRISTINA LÓPEZ MAZZUCHI, RESPONSABLE DEL ÁREA DE SISTEMAS EN SINTEPLAST

UNA BASE DE DATOS MAL ESTRUCTURADA Y SIN HERRAMIENTAS DE REPORTE ADECUADAS PUEDE CONVERTIR DATOS IMPORTANTES EN COSAS SIN VALOR. POR ESO, SINTEPLAST DECIDIÓ INYECTARLES INTELIGENCIA A SUS DEPARTAMENTOS DE VENTAS Y COBRANZAS, PARA CENTRALIZAR LA INFORMACIÓN, MEJORAR LA GESTIÓN AL DISPONER DE REPORTES EN TIEMPO REAL Y, ASÍ, NO SÓLO ACELERAR EL PROCESO DE TOMA DE DECISIONES SINO TAMBIÉN DEFINIR CON MÁS PRECISIÓN LOS CAMBIOS EN LA ESTRATEGIA COMERCIAL DE LA EMPRESA. LES CONTAMOS CÓMO LLEVARON ADELANTE ESE PROCESO.

“Contábamos con reportes generados por distintos programas, pero quedaban dudas sobre la calidad de la información”, dice Cristina López Mazzuchi, de  Sinteplast

“EL CRECIMIENTO EN SINTEPLAST, MÁS EL CAMBIO DE ESTRATEGIA, SE VEN REFLEJADOS TAMBIÉN EN EL TIPO DE INFORMACIÓN  QUE TENEMOS QUE MANEJAR”.